비즈니스 문서작성

 

핵심을 찌르는 비즈니스 문서작성법

우리는 학교 다닐 때 문서작성법을 이렇게 배웠습니다.

"누가, 언제, 어디서, 무엇을, 어떻게 " 에 맞추어 적는다."

하지만 실제로 직장에 와서 문서 작성 시, 예를 들어 결재를 위한 품의서 작성 시 이러한 원칙이 생각나기도 힘들거니와 실제로는 이와 맞지 않는 부분들이 있더군요.

아마도 Business Writing의 특성 때문이겠죠.

비즈니스 문서는 일반적인 문서 작성과는 조금 다른 것이 예산과 일정이 매우 중요하다는 점입니다. 또한 어떠한 기획 내용도 자신에서 끝나지 않고 타인, 또는 회사 차원에서 시행되어야 하는 것들이 대부분이라는 것도 큰 차이입니다.

여기 아래에는 비즈니스 문서작성법의 핵심을 찌르는 공식이 있습니다. 참고하시고, "잘 나가는" 문서 만드세요. (윤영돈, 칼럼니스트, 커리어포럼대표)

6W3H를 중심으로 작성할 때 전하고자 하는 내용을 빠짐없이 기술할 수 있습니다.

When(언제) 문서의 작성일자, 문서에서 언급하는 사실과 관련된 때
Where(어디서) 문서의 사실과 관련된 장소, 문서를 작성한 장소(부서) 등
What(무엇을) 문서의 핵심부분으로 사실의 대상
Who(누가) 이것은 꼭 사람에게만 한정되지 않으며, 상품과 기계 등에도 해당
Whom(누구에게) 문서의 수취인, 영향을 미치는 범위
Why(왜) 이유나 원인으로 결론의 근거가 되는 요소
How(어떻게) 하나의 사항에 대한 전후 진행 상황을 설명
How much(얼마나) 경비, 예산, 가격 등으로 읽는 측에 있어서 판단의 근거
How long(얼마동안) 실행에 소요되는 기간으로 조직 전체로 보면 우선순위 결정의 자료

(예문)
○○사장은(Who) ○월 ○일(When) 오전 9시부터 3층 소 회의실(Where)에 임원과 경영 기획실 스탭을 소집하여 연락회의(What)를 열었다. 그리고 ‘창립 100주년 기념행사 등 자금대책’에 대해 의견(Why)을 들었다(How). 회의 결과, 경영기획실(whom)에서는 향후 2개월간(How long) 2천만원의 예산(How much)을 들여 전산시스템을 전면 개선하기로 하였다.

출처: 기획팀 강대리 과장 만들기 http://blog.naver.com/truefan