정기회의 잘하는 법 / 이코노미스트

 

정기회의를 잘 하는 방법 / 이코노미스트

회사에서는 다양한 종류의 회의가 열립니다. 주간부서 회의를 비롯해서 그룹회의, 전략 회의에 이르기까지 온갖 회의가 직원들의 시간을 갖고 가곤 합니다. 시간을 하도 많이 갖고 가기에 <회의 무용론>까지 있을 정도 입니다. 상사가 회의 시간에 노닥거리면서 시간을 제대로 활용하지 못하면 부하직원들은 반감을 품을 수밖에 없습니다. 회의 의제도 정확하지 않고 회의준비도 철저하게 하지 않은 채 회의를 하면 회의 참석자들의 반발만 불러일으킬 것이란 예상은 너무나도 당연합니다.

그러면 이 같은 회의를 어떻게 진행을 해야만 회사 및 직원들의 생산성을 높일 수 있을까요? 다음 글을 통해서 한번 알아봅시다.

‘정기회의를 잘 하는 방법’

일일 혹은 주간 정기회의의 주목적은 그날 혹은 그 주에 있었던 주요 안건이나 정보를 교환하는 것이다. 상사들은 정기 회의를 통해서 상부와 회의를 한 내용을 직원들에게 전달할 수 있고, 직원들은 이 회의를 통해서 회사 전체의 상황이나 상부의 결정을 파악할 수 있다.

상부에서 비밀로 하라는 지시가 떨어진 내용을 제외하고는 직원들이 관심을 갖고 있는 사항을 모두 정기 회의에서 논의하는 게 좋다. 직원들에게 상사가 말을 한 내용에 대해 질문을 할 기회를 주고, 그 질문에 대해 명확하고 간결하게 답을 해야 한다. 이때 이해하기 쉬운 용어로 바꾸어 표현하면 직원들이 더 빨리 이해를 할 것이다.

직원들에게 돌아가면서 직원들 각자가 담당하고 있는 업무진행 상황을 보고하도록 하라. 프로젝트 진행을 할 때에 무슨 어려움은 없는가를 보고하게 할 필요가 있다. 직원들 중에서 분명히 이미 비슷한 문제를 전에 해결한 사람이 있을 것이다. 직원들이 회의에서 동료의 경험을 통해 자신의 문제를 해결할 수 있는 아이디어를 얻어갈 수도 있게 된다.

이러한 정보 교환에는 다양한 장점이 숨어 있다. 직원들은 동료의 사례를 통해 문제를 어떻게 해결해야 할지를 배울 수 있다. 뿐만 아니라 자신들이 한 팀에 속해 있다는 소속감, 우리라고 하는 결속감도 강화시킬 수 있다. 하지만 문제를 너무 상세히 파고들다 보면 회의가 끝없이 길어질 위험이 크다. 이를 방지하기 위해 다음과 같은 사항을 유념하는 게 좋다.

-시간제한을 두어라 : 팀원의 숫자에 따라 회의 시간을 45분에서 최대 90분으로 제한하라. 그 이상이 지나면 회의 참석자들이 집중력은 떨어지기 마련이다. 그러므로 말이 많고 나서기를 좋아하는 직원들이 있다면 발표시간을 제한하는 게 좋다. 예를 들어‘가장 중요한 사안을 각자 5분씩만 말해 보세요’라고 지시를 하는 것이다.

-정시에 시작하라 : 제 시간에 시작하고 제 시간에 끝내라. 당연한 규칙이지만 이것이 실제로 지켜지는 경우는 매우 드물다. 지각하는 사람을 배려하는 것은 비생산적인 행동이다. 지각하는 사람들을 위해 같은 내용을 세번이나 요약해서 말하는 것은 분명한 시간낭비다.

-상사가 먼저 모범이 되어라 : 상사가 먼저 직원들에게 모범을 보여주어야 한다. 상사 스스로 정연한 태도로 집중해서 회의를 이끌어 나가면 직원들 역시 자신의 의견을 간단히 요약해 발표하게 될 것이다.

-특별한 사안은 다루지 마라 : 긴급한 사안이 아니라면 정기회의 의제에 속하지 않은 특별한 사안은 다른 회의로 넘기도록 하라. 예를 들어 회의 참석자 중 일부만 관심을 갖고 있는 특수한 사안 이라든지, 일대일 대화가 적합한 사인인 경우에는 정기 회의에서 다루지 않는 것이 좋다.

또한 상부에서 해결해야 할 전략적 문제라든가, 짧은 시간 내에 혹은 현재의 상황에서는 해결할 수 없는 근본적인 문제들은 정기회의에서는 다루지 않는 것이 좋다.

이 모든 것이 성공적으로 이루어지려면 일관성 있고 집중적인 진행이 전제되어야만 한다. 상사가 직접 회의를 진행해도 되고, 직원들에게 돌아가면서 회의를 진행하게 할 수도 있다. 돌아가며 회의를 진행하다 보면 직원 모두가 회의의 원칙에 관심을 기울일 수도 있게 될 것이다.

한 주 중 정기회의를 열기에 가장 적합한 요일은 언제일까? 한 주가 시작되는 월요일이나 화요일이 좋을 것이다. 한 주가 시작되는 시점에 정기회의를 열면 직원들이 자신이 직면한 문제를 동료들과 함께 풀어낼 수 있어 활기차게 한 주를 시작할 수 있다. 업무가 많고 복잡한 일들이 얽혀 있는 시기라면 목요일이나 금요일이 정기회의를 여는 것이 좋다. 주말이 되기 전에 해결하기 어려운 사안을 논의하고 나면 직원들은 그 문제에 대한 부담을 덜고 주말에는 마음 편히 휴식을 취할 수 있을 것이다.

 

발췌 : 중앙일보 이코노미스트
☞ 이 글은 <부하직원이 당신을 따르지 않는 10가지 이유(저자 마렌 레키, 옮긴이 김세나, 출판사 서돌, 발행인 공혜진)>에 담겨져 있는 글 정보 입니다. 저자는 인력개발 부문에 오랜 경력을 쌓은 후 2002년 함부르크 레키 컨설팅 회사를 설립해서 운영하고 있는 경영상담 전문가입니다.